Inloggen

Klik op onderstaande button om in te loggen in de verzuimapplicatie.

NAAR XPERT SUITE

Veelgestelde vragen

XpertSuite is de online verzuimapplicatie die wij gebruiken voor de begeleiding van verzuim en re-integratie. Via deze pagina vind je antwoorden op veelgestelde vragen over onder andere inloggen, ziek- en herstelmeldingen, medewerkers, dossiers, communicatie, privacy en rapportages.

De mogelijkheden binnen XpertSuite kunnen per organisatie verschillen. Dit is onder andere afhankelijk van de autorisaties van jouw account en de inrichting van de applicatie.

Vind je het antwoord niet in de veelgestelde vragen? Op de supportsite van XpertSuite vind je aanvullende informatie en praktische uitleg. Heb je daarna nog vragen of kun je wel wat hulp gebruiken? Neem dan contact met ons op, wij helpen je graag verder.

Ook voor inhoudelijke vragen over verzuim of re-integratie kun je bij ons terecht via melding@optimaalwerk.nl.

Inloggen en account

Hoe log ik in op XpertSuite?

Ga naar de XpertSuite-inlogomgeving die je van Optimal Werk hebt ontvangen en vul je gebruikersnaam en wachtwoord in. Daarna kan een tweede verificatiestap worden gevraagd, bijvoorbeeld via sms of een authenticator-app.

Meer uitleg: Inloggen en toegang tot XpertSuite

Ik ben mijn wachtwoord vergeten. Wat nu?

Klik onder het inlogscherm op ‘Inloggegevens vergeten’.
Kies vervolgens voor het aanvragen van een nieuw wachtwoord en vul je inlognaam in.

Ontvang je geen e-mail wanneer je een nieuw wachtwoord aanvraagt? Controleer dan of je de juiste gebruikersnaam hebt ingevuld. Je e-mailadres is namelijk niet hetzelfde als je gebruikersnaam.

Weet je je gebruikersnaam niet meer? Dan kun je deze eenvoudig opvragen met je e-mailadres. Vervolgens kun je met je gebruikersnaam je wachtwoord opnieuw instellen.

Meer uitleg: Wachtwoord of inloggegevens herstellen

Ik ben mijn gebruikersnaam vergeten. Wat nu?

Klik op ‘Inloggegevens vergeten’ en kies voor het opvragen van je gebruikersnaam.
Vul het e-mailadres in dat aan je XpertSuite-account is gekoppeld.
Je ontvangt vervolgens je gebruikersnaam per e-mail.

Meer uitleg: Gebruikersnaam opvragen

Ik heb geen activatie- of registratiemail ontvangen. Wat moet ik doen?

Controleer eerst je map met ongewenste e-mail of spam. Zoek eventueel op de termen XpertSuite, Xpert Suite of Otherside.
Heb je geen registratie ontvangen? Neem dan contact op met ons op. Wij kunnen controleren of je account actief is en of het juiste e-mailadres is geregistreerd.

Mijn account is geblokkeerd. Wat moet ik doen?

Na meerdere foutieve inlogpogingen kan een account tijdelijk worden geblokkeerd.
Wacht eerst totdat een eventuele tijdelijke blokkade is verlopen en probeer het daarna opnieuw.
Blijft het probleem bestaan? Neem dan contact met ons op.

Meer uitleg: Inloggen en gebruikersbeheer

Waarom gebruikt XpertSuite tweestapsverificatie?

XpertSuite bevat persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie. Daarom wordt naast je gebruikersnaam en wachtwoord een tweede beveiligingsstap gebruikt. Dit wordt tweefactorauthenticatie of 2FA genoemd.

Ik ontvang geen sms-code voor tweestapsverificatie. Wat moet ik doen?

Start je telefoon eerst opnieuw op. Kies daarna indien beschikbaar op het inlogscherm voor ‘Alternatieve tweefactor authenticatie’ en probeer de sms opnieuw te laten versturen.

Meer uitleg: Problemen met tweefactorauthenticatie (2FA)

Mijn authenticator-app werkt niet meer. Wat nu?

Als je nog beschikt over je back-upcode, kun je deze gebruiken om in te loggen en daarna je beveiligingsinstellingen wijzigen.

Meer uitleg: 2FA, authenticator en back-upcode

Gebruikers en autorisaties

Hoe vraag ik een account voor een nieuwe gebruiker aan?

Laat een bevoegde contactpersoon binnen jouw organisatie de nieuwe gebruiker aanmelden bij ons aanmelden via melding@optimaalwerk.nl.
Vermeld daarbij minimaal de naam, het zakelijke e-mailadres, mobiel telefoonnummer, de functie, de organisatie/werkgever, de benodigde afdeling(en) of organisatieonderdelen en de gewenste rol of autorisatie.

Hoe meld ik een gebruiker af?

Geef het zo snel mogelijk aan ons door wanneer een gebruiker van XpertSuite uit dienst gaat, een andere functie krijgt, geen toegang meer nodig heeft of niet langer voor bepaalde organisatieonderdelen verantwoordelijk is.
Hiermee voorkomen we dat accounts onnodig toegang blijven houden.

Waarom ziet mijn collega andere medewerkers dan ik?

XpertSuite werkt met autorisaties. Gebruikers kunnen bijvoorbeeld toegang krijgen tot bepaalde werkgevers, vestigingen, afdelingen, medewerkers, dossiers en functies.
Daardoor kunnen twee gebruikers binnen dezelfde organisatie verschillende informatie zien.
Denk je dat je toegang mist? Neem dan contact met ons op.

Meer uitleg: Autorisaties

Mag ik mijn account delen met een collega?

Nee. Een XpertSuite-account is persoonlijk. Deel je gebruikersnaam, wachtwoord, verificatiecode of back-upcode nooit met iemand anders. Heeft een collega toegang nodig? Vraag dan voor deze collega een eigen account aan.

Medewerkers en dienstverbanden

Hoe voeg ik een nieuwe medewerker toe?

Als jouw organisatie medewerkers rechtstreeks in XpertSuite beheert, kan een geautoriseerde gebruiker via Beheer → Organisatie → Werknemer toevoegen een medewerker registreren.
Vul vervolgens de verplichte persoonsgegevens en dienstverbandgegevens in.
Let op: gebruikt jouw organisatie een HR-koppeling? Voeg de medewerker dan in principe toe in het HR-systeem en niet nogmaals handmatig in XpertSuite.

Meer uitleg: Dienstverbandgegevens invoeren en wijzigen

Waarom kan ik geen medewerker toevoegen?

Dit kan bijvoorbeeld komen doordat je onvoldoende autorisatie hebt, medewerkers via een HR-koppeling worden aangeleverd, je niet geautoriseerd bent voor de betreffende werkgever of noodzakelijke organisatiegegevens ontbreken.
Neem bij twijfel contact met ons op.

Hoe wijzig ik het dienstverband van een medewerker?

Als je hiervoor geautoriseerd bent, kun je via de organisatiegegevens van de medewerker bestaande dienstverbandgegevens corrigeren of een wijziging met ingangsdatum registreren.
Gebruik je een HR-koppeling? Voer de wijziging dan in het HR-bronsysteem door.

Meer uitleg: Dienstverband wijzigen

Waarom kan ik een medewerker niet vinden?

Mogelijke oorzaken zijn dat de medewerker buiten je autorisatie valt, uit dienst is, nog niet vanuit het HR-systeem is verwerkt, onder een ander organisatieonderdeel staat of vanwege privacyregels niet volledig zichtbaar is.
Kun je de medewerker nog steeds niet vinden? Neem dan contact met ons op.

De medewerker staat dubbel in XpertSuite. Wat moet ik doen?

Maak geen nieuwe registratie aan en probeer de dossiers niet zelf samen te voegen.
Neem contact met ons op. Vermeld het personeelsnummer en, indien bekend, de dubbele registraties.

Ziekmelden

Hoe meld ik een medewerker ziek?

Zoek de medewerker op in XpertSuite.
Open het dossier en kies bij Acties voor ‘Ziek melden’.
Vul de gevraagde informatie in en sla de ziekmelding op.

Meer uitleg: Ziekte registreren

Welke eerste ziektedag moet ik invoeren?

Gebruik de kalenderdatum waarop de medewerker voor het eerst wegens ziekte niet kon werken.
Twijfel je vanwege een bijzondere situatie, bijvoorbeeld een eerdere gedeeltelijke werkhervatting of een nieuwe uitval kort na herstel? Neem dan contact op met je casemanager van Optimaal Werk.

Mag ik bij de ziekmelding vermelden wat de medewerker heeft?

Nee. Leg als werkgever geen diagnose, behandeling, medicijngebruik of andere medische details vast in het werkgeversgedeelte van XpertSuite.
Registreer alleen informatie die noodzakelijk is voor de verzuim- en re-integratiebegeleiding en die je als werkgever mag verwerken.

Waarom kan ik een medewerker niet ziekmelden?

Controleer eerst of het dienstverband actief is, of je voor deze medewerker geautoriseerd bent, of de medewerker al een lopend verzuimtraject heeft en of ziekmeldingen bij jullie via een HR-systeem of verzekeraarsportaal moeten worden gedaan.
Kom je er niet uit? Neem dan contact met ons op.

Hoe meld ik zwangerschap?

XpertSuite kent naast regulier ziekteverzuim ook functies en workflows rondom zwangerschap.
Welke handeling je moet uitvoeren is afhankelijk van de inrichting van jouw omgeving en de situatie van de medewerker. Neem bij inhoudelijke twijfel contact op met je casemanager.

Meer uitleg: Zwangerschap melden

Herstel en gedeeltelijk herstel

Hoe meld ik een medewerker volledig hersteld?

Zoek de medewerker op, open het lopende verzuimtraject en kies bij Acties voor de herstelmelding.
Geef aan dat de medewerker volledig hersteld is en registreer de juiste hersteldatum.

Meer uitleg: Herstel registreren

Hoe registreer ik gedeeltelijk herstel?

Open het lopende verzuimtraject en kies voor herstel melden.
XpertSuite kan hierbij onder andere onderscheid maken tussen volledig herstel, een hoger of lager ziekte-/herstelpercentage en beëindiging van het traject om een andere reden.
Volg de keuzes die in jouw omgeving beschikbaar zijn.

Ik heb een verkeerde hersteldatum of percentage ingevoerd. Wat nu?

Controleer eerst of je de registratie zelf kunt corrigeren.
Kan dat niet, of weet je niet zeker welke correctie nodig is? Neem dan contact met ons op via melding@optimaalwerk.nl.

Ik heb iemand per ongeluk volledig hersteld gemeld. Wat moet ik doen?

Probeer dit niet zelf te herstellen, maar neem contact met ons op.
Geef daarbij door om welke medewerker het gaat, welke datum is ingevoerd en wat de juiste situatie had moeten zijn. Wij zullen dan beoordelen hoe de registratie kan worden hersteld.

Dossiers en documenten

6. Dossiers en documenten

Waar vind ik het dossier van een medewerker?

Gebruik de zoekfunctie van XpertSuite om de medewerker op te zoeken.
Open vervolgens het betreffende dossier of verzuimtraject.
Welke onderdelen zichtbaar zijn, hangt af van je autorisaties.

Waarom kan ik bepaalde informatie niet zien?

Niet iedere gebruiker mag alle informatie zien.
XpertSuite gebruikt autorisaties om toegang tot dossiers, documenten en gegevens te beperken. Medische informatie is daarnaast afzonderlijk beschermd.

Denk je dat je ten onrechte geen toegang hebt tot bepaalde informatie? Neem dan contact met ons op.

Kan ik documenten uploaden?

Als jouw autorisatie en de inrichting dit toestaan, kun je binnen bepaalde dossiers of taken documenten toevoegen.
Controleer altijd of je in het juiste dossier zit, of het document voor dit proces noodzakelijk is en of het document geen medische informatie bevat die je als werkgever niet mag vastleggen.

Ik heb een document in het verkeerde dossier gezet. Wat nu?

Neem direct contact met ons op, dit kun je zelf niet herstellen.
Vermeld het dossier, de naam of omschrijving van het document en wanneer je het hebt toegevoegd.
Deel geen extra kopie van het document per onbeveiligde e-mail als dat niet nodig is.

Afspraken en spreekuren

Waar zie ik geplande afspraken?

Afspraken kunnen afhankelijk van je autorisatie zichtbaar zijn in het dossier van de medewerker of in een afspraken-/agendaoverzicht.

Hoe vraag ik een afspraak met de bedrijfsarts aan?

Stuur een mail naar medisch@optimaalwerk.nl of neem telefonisch contact met ons op.

Kan ik een afspraak wijzigen of annuleren?

Neem hiervoor contact met ons op.
Afspraken dienen uiterlijk 48 uur van tevoren te worden afgezegd. Wanneer een medewerker een afspraak af wenst te zeggen verloopt dit altijd via de werkgever, de medewerker kan dit niet rechtstreeks via Optimaal Werk doen. Een afspraak kan gekoppeld zijn aan planning, beschikbaarheid en annuleringsvoorwaarden.

Berichten en DialoogXpert

Wat is DialoogXpert?

DialoogXpert is de beveiligde communicatiefunctie van XpertSuite.
Hiermee kunnen berichten en bestanden binnen een beveiligde omgeving worden uitgewisseld.

Meer uitleg: Wat is DialoogXpert?

Hoe stuur ik een bericht via DialoogXpert?

Open het dossier van de medewerker of werkgever.
Ga naar het tabblad Berichten en start daar een nieuwe dialoog of open een bestaande dialoog.

Meer uitleg: DialoogXpert gebruiken

Kan ik een bestand toevoegen aan een dialoog?

Ja, wanneer deze functie binnen de dialoog beschikbaar is.
Controleer altijd of je het juiste dossier en de juiste ontvangers hebt geselecteerd voordat je een bestand verstuurt.

Waarom gebruiken we DialoogXpert in plaats van gewone e-mail?

DialoogXpert is bedoeld voor beveiligde communicatie en kan communicatie direct aan het relevante dossier koppelen.
Gebruik voor vertrouwelijke en dossiergebonden communicatie daarom bij voorkeur de beveiligde route die Optimaal Werk heeft ingericht.

Privacy

Waarom kan ik medewerkers soms niet volledig zien?

Dit kan samenhangen met je autorisaties, het ontbreken van een actief dossier of zorgvraag, of de afspraken tussen werkgever en arbodienst. Wanneer er geen reden is om persoonsgegevens beschikbaar te stellen, kunnen bepaalde identificerende gegevens worden afgeschermd.

Wie mag medische gegevens bekijken?

Medische gegevens zijn niet vrij toegankelijk voor werkgevers.
Het medische dossier is voorbehouden aan daarvoor bevoegde medische professionals.
Als werkgever ontvang je alleen informatie die in het kader van de verzuim- en re-integratiebegeleiding aan jou mag worden teruggekoppeld.

Mag ik een diagnose in XpertSuite zetten?

Nee.
Noteer als werkgever geen diagnose, medicijngebruik, behandeling, naam van een behandelaar, medische onderzoeksuitslagen of andere medische bijzonderheden.

Rapportages en statistieken

Waar vind ik onze verzuimrapportages?

Wanneer je hiervoor geautoriseerd bent, kun je vanuit XpertSuite de rapportagemodule openen.
Welke rapportages beschikbaar zijn, hangt af van de inrichting van jullie omgeving en je autorisatie.

Meer uitleg: Rapportages opvragen

Welke rapportages zijn beschikbaar?

XpertSuite kent verschillende basisrapportages, bijvoorbeeld rondom verzuimstatistieken, meldingsfrequentie, verzuimduur, leeftijdscategorieën, niet-verzuimers en verzuim per organisatie-eenheid.
Welke hiervan beschikbaar zijn, hangt af van jullie inrichting.

Meer uitleg: Basisrapportages

Waarom zie ik niet dezelfde rapportage als mijn collega?

Rapportages zijn eveneens gekoppeld aan autorisaties.
Je ziet alleen rapportages en organisatieonderdelen waarvoor jouw account is geautoriseerd.

Denk je dat je een rapportage mist? Neem hiervoor contact met ons op.

Kan ik historische verzuimgegevens bekijken?

Dat hangt af van de informatie die in jullie XpertSuite-omgeving beschikbaar is en welke gegevens bij de start van de dienstverlening zijn overgenomen.
Neem bij vragen over historische gegevens contact op met Optimaal Werk.